Aus dem Leben einer Recruiterin #7

Karina hinterfragt den Bewerbungsprozess

An dieser Stelle möchte ich mich erst einmal vorstellen: Ich bin Karina, die neue HR-Managerin der index Gruppe mit Fokus aufs Recruiting und habe, wie meine Vorgängerin Jasmin, eine Menge zu erzählen. Denn die bunte Welt der Personalarbeit ist eine nie versiegende Quelle an Stolperfallen und Anekdoten. Der Bewerbungsprozess ist zwar das tägliche Geschäft der Recruiter und man mag denken, hier gibt es nichts mehr zu lernen, aber gerade, weil er zum A und O des Personalmarketings gehört, sollte man ihn sich genau anschauen und seinen eigenen Recruiting-Prozess kennen, beobachten und stets optimieren. Deshalb möchte ich heute über die Herausforderungen und Hindernisse im Bewerbungsprozess sprechen.

Hier bei index ist es so, dass zunächst besprochen wird, welcher Job gebraucht wird, welche Position zu besetzen ist und ob es diese Funktion vorher schon bei index gab. Manchmal wird auch eine ganz neue Funktion geschaffen, je nach Aufgaben, die zu erledigen sind oder Bereiche die neu aufgebaut werden. Dies war zuletzt bei index der Fall, als wir die Position als Customer Success Manager erfolgreich besetzt haben. Es handelte sich dabei um eine Stelle, die im Vertrieb auch als „Farmer“ bezeichnet wird. Diese Rolle gab es vorher bei uns noch nicht und auch der Jobtitel ist neu bei index.

→  Infobox: Farmer-Hunter-Modell

Hierbei handelt es sich um ein weit verbreitetes Vertriebsstruktur-Modell. Es kommen unterschiedliche Persönlichkeitstypen zum Einsatz, die in unterschiedlichen Aufgaben agieren. Die Farmer pflegen langfristige Kundenbeziehungen und bestellen „das Feld“ des Cross Selling. Das Farming beschreibt also die strategische Kundenpflege, die zur Nachhaltigkeit beiträgt.

Die Hunter hingegen sind die Jäger des Vertriebs. Sie übernehmen vor allem die Aufgabe der Neukundengewinnung. Zwar sind auch sie Strategen, haben jedoch immer den Verkaufsabschluss als Ziel vor Augen. Gemeinsam vereinen Farmer und Hunter zwei wichtige Aspekte: die Gewinnung neuer Kunden und deren langfristige Bindung.

Die Stellenanzeige: Der Jobtitel muss auch zum Unternehmen passen

Die Lektion, die wir hierbei lernen: Der Jobtitel muss auch zum Unternehmen passen. Woanders würde man diese Stelle wohl als Kundenbetreuer bezeichnen oder gar als Feelgood-Account-Manager ausschreiben. Doch die index Gruppe ist weder ein mega fancy Start-up noch eine steife Behörde, sondern irgendwas dazwischen. Auch Typo und Wording der Anzeige sollte ans Unternehmen angepasst werden und keine falschen Erwartungen wecken.

Die besagte Farmer-Stelle wurde ja neu geschaffen und es gab deshalb keine Vergleichswerte. Aus diesem Grund ist das A und O auch hier wieder die Kommunikation: Es ist wichtig, vor dem gesamten Prozess mit der Abteilung ins Gespräch zu gehen. Nur so kann man mit der Stellenanzeige die richtige Zielgruppe erreichen und bekommt keine Massen an unqualifizierten Bewerbungen.

„Transparenz ist das oberste Gebot.“

Ich hole mir also Infos über die geforderten Hard- und Softskills vom Abteilungsleiter oder Hiring-Manager, schnappe mir unser Marketing-Team, um es in die Kreation mit einzubinden und poste die Anzeige online. Nur noch selten schalten wir bezahlte Stellenanzeigen, sondern wir setzen eher auf Social Media Kanäle und Netzwerke wie Xing und LinkedIn sowie Active Sourcing. Immer wichtiger wird auch das Medium Video als Recruiting-Instrument. Auch für Bewerber als Einblick in den tatsächlichen Berufsalltag sind Videos gut geeignet. Was auch nicht zu unterschätzen ist, sind Mitarbeiter-Empfehlungen, durch die wir schon mehrfach neue und vor allem gute Mitarbeiter gefunden haben.

In der Anzeige selbst ist wieder Transparenz das oberste Gebot. Dazu zählen beispielsweise mögliche Arbeitszeitmodelle, der Arbeitsort und weitere relevante Informationen zum Unternehmen und eine detaillierte Aufgabenbeschreibung der Stelle. Man hat ja schon oft gehört, dass weibliche Interessierte sich oft nur bewerben, wenn sie ausnahmslos alle Anforderungen erfüllen und männliche, wenn sie nur ein Drittel davon erfüllen. Auch deshalb ist es wichtig, klar zu definieren, welche Anforderungen zwingend erforderlich sind und welche nur „nice to have“ sind, statt die so genannte Eierlegende Wollmilchsau zu suchen.

→  Infobox: Hiring Manager

Ein Hiring Manager ist jemand, dessen eigentliche Aufgabe nicht die Suche nach neuen Mitarbeitern ist, der aber gewissermaßen zu einem Personalchef auf Zeit wird. Darunter versteht man in der Regel Leiter oder Manager von Fachabteilungen, für die ein neuer Mitarbeiter gesucht wird. Die Führungskraft wird dabei aufgrund ihrer fachlichen Kenntnisse in die Personalsuche einbezogen und kann bei der Kandidatenauswahl beurteilen, ob ein Bewerber das nötige Wissen und die Erfahrung für eine Position mitbringt.

Das Telefoninterview: erstes Beschnuppern oder ein Fachgespräch?

So, ich erkläre den Recruiting-Prozess bei uns mal weiter am Beispiel einer IT-Stelle, die wir neulich ausgeschrieben haben. Nach und nach trudeln die ersten Bewerbungen ein. Um diese nach Eignung zu sortieren, hat sich der so genannte ABC-Stapel bewährt. A-Kandidaten werden bei uns sofort angerufen, B-Kandidaten buchstäblich gedanklich auf einen Wartestapel gelegt und C-Kandidaten erhalten zeitnah innerhalb von 1 Woche eine Absage. Sind bestimmte Sprachkenntnisse gefordert und ein KO-Kriterium, schicken wir auch schon nach 1 Tag eine Absage raus, wenn die nicht vorhandenen Sprachkenntnisse der Grund sind. Dann sind wir selbstverständlich auch so fair und transparent, dies auch als Grund zu nennen. Aber Achtung: Das Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gilt es immer zu beachten.

→  Infobox: Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) – umgangssprachlich auch Antidiskriminierungsgesetz genannt – ist ein deutsches Bundesgesetz, das „Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität verhindern und beseitigen soll“. Zur Verwirklichung dieses Ziels erhalten die durch das Gesetz geschützten Personen Rechtsansprüche gegen Arbeitgeber und Private, wenn diese ihnen gegenüber gegen die gesetzlichen Diskriminierungsverbote verstoßen.

Unabhängig von der Bewertung und weiteren Vorgehensweise bekommt selbstverständlich jeder der Kandidaten sofort eine Eingangsbestätigung. Das ist einfach aus Wertschätzungsgründen wichtig und verhindert, dass sich jemand fragt, ob seine Bewerbung auch wirklich eingegangen ist.

Zur falschen Zeit am falschen Ort

Anschreiben selbst werden immer weniger wichtig und in Lebensläufen wird leider sehr oft gefaked. Dasselbe gilt für Fotos, diese sagen wenig über die Eignung und Ausstrahlung einer Person aus. Aber dazu ein anderes Mal mehr.

Die A-Kandidaten werden mit entsprechender Vorwarnung zeitnah zum Telefon-Interview eingeladen. Überraschungs-Telefon-Interviews halte ich nicht für fair und sinnvoll. Dazu folgende kleine Anekdote aus meinem eigenen Bewerbungsprozess: Ich war in Berlin unterwegs mit der U-Bahn und gerade am Kotti und mein Handy klingelte. Für die Nicht-Berliner unter uns: das Kottbusser Tor ist ein Platz in Berlin Kreuzberg, wo man auch schon mal auf komische Gestalten treffen kann.

Ich nahm den Anruf entgegen und just in diesem Moment wollte mit mir jemand spontan ein Telefon-Interview durchführen. Ich versuchte aus Höflichkeit das Gespräch zu führen und aufmerksam zuzuhören, jedoch hatte ich schlechten Empfang und wurde dann auch noch durch die Tatsache abgelenkt, dass ein Typ sich auf einmal vor meinen Augen entblößte… Willkommen in Berlin… Ich versuchte hektisch an einen ruhigeren Ort zu gelangen. Das Ende vom Lied war, dass ich mich einfach nicht auf das Gespräch konzentrieren konnte, kaum etwas verstanden habe und natürlich auch keine Zeit hatte, mich professionell auf das Gespräch vorzubereiten. Auf diese Weise nützt ein erstes Beschnuppern natürlich niemandem etwas.

Übrigens: Gehaltswünsche sollten schon vor dem persönlichen Gespräch oder spätestens im Telefoninterview geklärt werden, denn wenn sie ein KO-Kriterium für eine Seite darstellen, verlieren beide Parteien wichtige Zeit und Energie. Apropos Vorbereitung: Ich rate sowohl Recruitern als auch Bewerbern vom Ablesen in Telefoninterviews ab. Das hört man leider am anderen Ende! Telefoninterviews können auch gerne mal bis zu einer Stunde dauern. Wenn das tiefergehende Telefonat im Fluss ist und der Austausch einfach gut läuft. Wir checken im ersten Step gern, ob der Cultural Fit passt. Fachfragen sollten jedoch im persönlichen Gespräch geklärt werden, wenn auch der Abteilungsleiter und andere Teammitglieder dabei sind.

Das persönliche Gespräch: Wir melden uns. Wirklich.

Wie viel Zeit sollte zwischen dem Telefon-Interview und dem persönlichen Gespräch vergehen? Kommt drauf an, meiner Meinung nach nicht viel – in der heutigen Zeit kann man sich Aussagen wie „Der Bewerbungsprozess dauert noch an“ oder „wir melden uns, wenn wir es absehen können.“  nicht mehr leisten und ist dem Kandidaten gegenüber auch nicht besonders wertschätzend. Wenn wir also bereits am Telefon einen guten Eindruck hatten, laden wir schnell zu einem persönlichen Gespräch ein. Wenn nicht, sagen wir auf jeden Fall persönlich per Telefon ab.

„Wertschätzung und Transparenz sollten sich durch den gesamten Prozess ziehen.“

Im persönlichen Gespräch geht es vor allem darum, Fachfragen zu klären und die Vorstellungen beider Parteien zu der Position abzugleichen. Was mir negativ auffällt ist zum Beispiel, wenn Bewerber am Schluss keine Fragen zum Unternehmen haben oder nur einsilbige Antworten geben und den Gesprächsfaden nicht aufnehmen. Ich bin übrigens gegen Stressinterviews. So genannte Fangfragen stelle ich nur, wenn im Lebenslauf irgendwas mit Zeit oder Position nicht passt oder wenn ich zum Beispiel die Vermutung habe, dass die Position oder Zeitraum falsch angegeben wurde oder nicht klar ist, was der Beendigungsgrund der letzten Anstellung war. Dasselbe ist der Fall, wenn es Unklarheiten zur Wechselmotivation gibt.

Recruiting Memes

Manche Fachbereiche bevorzugen es, mehrere persönliche Gespräche auf einen Tag zu legen, damit der Eindruck noch frisch bleibt und man die Kandidaten vergleichen kann. Für manche Positionen bietet sich das Einreichen einer sogenannten Case Study an oder Bewerber bearbeiten eine Fallstudie. Wenn wir Programmierer suchen, bekommen die Kandidaten noch vor dem Telefoninterview eine kleine Aufgabe in Form eines Eignungstests. Auf diese Weise können wir die Hard-Skills wie beispielsweise Programmierkenntnisse bewerten und checken, ob die Basics sitzen. Bei Recruiter könnte man ein Rollenspiel in Form eines Interviews/Vorstellungsgesprächs durchspielen. Außerdem gibt es gezielte Fragen nach bisherigen Umsatzerfolgen und KPIs oder Abschluss-Quoten bei Sales-Mitarbeiter.

→  Infobox: KPI

Der Begriff Key-Performance-Indicator beschriebt eine Leistungskennzahl in der Betriebswirtschaftslehre. Dies sind Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen innerhalb einer Organisation gemessen werden kann.

Je nach Position innerhalb der Firma drehen die Bewerber noch eine zweite oder dritte Runde, wo es jedoch eher darum geht, das Team und den zukünftigen Arbeitsplatz kennenzulernen. Auch da gilt wieder: Wenn wir uns sicher sind, geben wir zeitnah Bescheid. Die Konkurrenz ist groß. Sofort reagieren ist für Arbeitgeber absolut unabdingbar, ebenso Flexibilität. Auf Wunsch, oder wenn der Bewerber aus einer anderen Stadt kommt, führen wir auch Videointerviews durch.

Wertschätzung und Transparenz sollten sich durch den gesamten Prozess ziehen, und den Bewerbern ein gutes Gefühl geben. Die Kandidaten sollten niemals das Gefühl haben, sie wären einer von Vielen. Wir von index glauben, dass Menschen den Unterschied ausmachen. Deshalb steht für uns der Mensch im Mittelpunkt.

White Paper Socia-Media-Recruiting

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