Aus dem Leben einer Recruiterin #9

„Jetzt haben wir die Chance, unser Onboarding zu optimieren und digitaler zu werden!“

Hallo zusammen,

wer hätte gedacht, dass wir uns unter solch außergewöhnlichen Umständen wiederlesen. In den letzten Wochen ist dann doch so das eine oder andere weltverändernde Ereignis passiert…

Aber darum soll es hier heute nicht gehen, sondern darum, was das fürs Recruiting und für mich als HRlerin genau bedeutet. Ich bin jetzt seit 7 Wochen im Homeoffice, wie wahrscheinlich viele von euch. Mir geht’s, abgesehen von den zwei Schulkindern, die Homeschooling haben, eigentlich ganz gut. Das Schulsystem funktioniert nämlich unter diesen Umständen eher semi-gut und an der Digitalisierung muss man noch viel, sagen wir mal, optimieren. Aber das ist ein anderes Dilemma.

Ansonsten lässt es sich hier im Homeoffice leben, ich habe sozusagen einen Platz an der Sonne, weil wir einen Garten habe und ich somit die Mittagspause auch mal auf der Terrasse genießen kann das ist natürlich sehr angenehm. Whereby-Meetings mit mehreren Leuten sind jedoch gar nicht so einfach, Zoom hat ein Datenschutzthema und dann gibt es da noch Google Team, was ist eigentlich damit?

Der erste Schock

Aber ich erzähle mal ganz von vorne. Ende Februar/Anfang März wurde Corona ja zunächst eher lockerer gesehen und niemandem war das Ausmaß der Katastrophe damals schon so richtig bewusst. Doch dann ging plötzlich alles ganz schnell. Hatten wir in der einen Woche noch großzügig Desinfektionsmittel auf die Toiletten verteilt, häuften sich Zusehends die verunsicherten und leicht besorgten Nachfragen der Mitarbeiter*innen: Gehen wir jetzt ins Homeoffice? Was passiert nun? Sind wir gefährdet?

Der Geschäftsführung und dem Führungskreis war klar: Es musste etwas geschehen. Ich sagte meinen Urlaub ab, (gerade wurde eh bekannt, dass die Schulen schließen würden und nach wegfliegen war mir irgendwie auch nicht mehr) und nutzte das Wochenende um zusammen mit der IT-Abteilung die Möglichkeit für Remote-Work vorzubereiten. Die HR-Abteilung hatte nun alle Hände voll zu tun und musste gut durchorganisiert sein. Tausend Fragen schossen mir durch den Kopf: Haben wir die technischen Voraussetzungen für Homeoffice? Hat jede*r Mitarbeiter*innen ein eigenes Notebook? Und wenn nein, wie kann man den Arbeitsplatz nach Hause schaffen? Wie funktioniert Remote-Arbeiten? Lan Kabel hier Lan Kabel dort, Meetings, Fragen beantworten und Co.

Wir bleiben transparent. Das Team muss zu jedem Zeitpunkt die Entscheidungen der Geschäftsführung nachvollziehen können.

Am Anfang war dann tatsächlich eine Menge zu tun. Die IT-Abteilung arbeitete eng mit uns HR-Menschen zusammen und es gab einen ständigen Austausch zwischen Chefetage und Abteilungsleitern. Von Anfang an war uns eines am Wichtigsten: Transparenz.

Nachdem sich alles langsam eingependelt hatte, kamen die nächsten Herausforderungen. Wer hat kleine Kinder zu Hause die betreut werden mussten und wer hat gerade absolut nichts zu tun? Auch arbeitsrechtlich mussten wir genau prüfen, welche Bestimmungen gelten.

Recrutingprozess und Onboarding: Kommunikation und Vertrauen

Auch die Abteilungsleiter arbeiten gerade mehr als sonst. Der Onboarding- und Recruitinprozess musste natürlich auch an die neuen Umstände angepasst werden. In dieser Phase neue Mitarbeiter zu rekrutieren und auch einzuarbeiten ist nicht so einfach, für beide Seiten. Das Wichtigste ist und bleibt die Kommunikation. Gerade beim Einarbeiten ist der Austausch das A und O, denn der/die Mitarbeiterin muss seine zahlreichen Fragen stellen können und zeitnah beantwortet bekommen. Für die Abteilungsleiter auf der anderen ist es entscheidend, zu wissen, woran der Mitarbeiter gerade arbeitet, besonders wenn derjenige neu ist und die Arbeitsweise noch nicht bekannt.

Die digitale Führung durch unsere Arbeitssysteme hat sich jetzt schon bewährt.“

Der Onboarding-Prozess musste also ohne echte Begegnungen stattfinden. Wir haben eine Art digitale Führung durch all unsere Arbeitsprogramme ermöglicht, wo alles genau erklärt und durchgesprochen wurde. Auch Fragen konnten so in Echtzeit beantwortet werden. Intranet, Jobverwaltung, Onboarding Betreuung… alles in einem Abwasch.

Eigentlich ist das Abteilungsleiter-Aufgabe, aber in dem Fall habe ich das mal übernommen. Alles durchzugehen wird sich auch weiterhin bewähren, denke ich. Hier haben wir dazugelernt. Die neuen Mitarbeiter*innen haben ihre Technik ins Homeoffice geschickt bekommen, manche mussten für Videokonferenzen noch ihre private Hardware mit Kamera hinzuziehen, da wir in den meisten Abteilungen bisher wenig Videocalls genutzt haben. Ein weiteres Learning: mehr Videokonferenzen auch in Zeiten nach dem Homeoffice. Alles in allem ist es ist es gut gelaufen, die meisten neuen Mitarbeiter*innen sind total happy und fühlen sich den Umständen entsprechend gut angekommen.

→ Infobox: Onboarding

Die Bezeichnung Onboarding stammt aus dem Personalmanagement und gilt als Prozess der Einstellung oder Personalbeschaffung. Es handelt sich beim Onboarding um die Aufnahme neuer Mitarbeiter, welche durch ein Unternehmen und die Maßnahmen, welche die Eingliederung in dieses fördern.

Die Jobinterviews laufen ansonsten wie immer. Telefoninterviews und auch Video-Gespräche, aber vor der Einstellung wollen wir die potenziellen neuen Mitarbeiter aber trotzdem mal persönlich treffen, und wenn es mit Abstand und Mundschutz in einem größeren Raum ist.

Wichtig ist, dass wir transparent bleiben. Aus diesem Grund gibt es regelmäßig Rundmails oder Videobotschaften der Geschäftsführung an alle Mitarbeiter. Vor allem die postalischen Ostergrüße mit einer persönlichen Grußbotschaft und einem Dankeschön an die Mitarbeiter hat uns alle sehr gefreut.

Zum Schluss möchte ich euch noch an meinen gesammelten Tipps fürs Homeoffice teilhaben lassen

  1. Nicht den Pyjama anlassen: Du weißt nie, wann der Chef spontan eine Videokonferenz abhalten will 🙂
  2. Vor der Arbeit um den Block gehenSo hat man Bewegung und es „ersetzt“ den Arbeitsweg an der frischen Luft
  3. Sich Pausen gönnen: Wie normalerweise eben auch. Pausen sind wichtig zum Abschalten und durchatmen.
  4. Arbeitszeiten einhalten: Den PC ausschalten und nicht abends nochmal schnell die Mails checken. Was jetzt fehlt, ist der Abstand und die Fahrt vom Office nach Hause.
  5. To Do Listen anfertigen: So hat man im Blick, was an dem Tag Priorität hat.
  6. Manchmal ist es besser, wenn man sein Gegenüber sieht, deshalb bei wichtigen und persönlichen Themen lieber Video statt Telefon verwenden.

Die Fürsorgepflicht für unsere Mitarbeiter*innen nehmen wir sehr ernst

Wie es jetzt in den nächsten Wochen weitergeht? Sollte es demnächst zurück ins Office gehen, so gibt es strenge Hygienemaßnahmen die einzuhalten sind. Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeiter*innen und müssen ein Maßnahmenkonzept erstellen, zum Beispiel Schichtdienste einführen, Abstandsregelungen und neue Raumaufteilungen.  Auf jeden Fall freue ich mich sehr, wenn wir uns alle endlich wieder live wiedersehen und sowohl Recruiting als auch Onboarding wieder persönlicher werden.

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